Regarding the Handling Rules of Personal Information

Regarding the Handling Rules of Personal Information

The Adecco Group is, aiming to create opportunities by connecting human resources and technology, and to create the future of work for all those who work. We promise to protect and respect the privacy of the various personal information we receive from everyone, and we will carefully use it to properly perform the services provided by the Adecco Group.

1. 1.
   The Purpose of Use of Personal Information
   The purposes of using the Personal Information held by Adecco Ltd. (hereinafter referred to as “Adecco”, ”our company” or “us”) are as follows;

   1. (1)
      Personal Information provided to Adecco by each individual.

      • Guidance of procedures for using our company’s services.
      • Provision and management of our company's services that you have requested, and support, advice and counseling related to our company’s services.
      • Provision of information related to our company and its services, as well as guidance of events such as company information sessions, seminars.
      • Our company’s hiring screening (document screening, interview, internal discussion etc.), and guidance and contacting in regard to the hiring screening.
      • Career registration(Information on mid-career recruitment).
      • Guidance procedures of hiring for the prospective new employee(s).
      • Procedures related to employment contract and HR labor management.
      • Provision of welfare benefits.
      • Planning and management of education/training and attendance management.
      • Safety confirmation and contact that is deemed necessary in the event of a disaster or emergency occurrence.
      • Other measures that our company deemed necessary for personnel/labor management /organizational restructuring.
      • The management of business partners.
      • Response to questions, consultations, inquiries etc. regarding our company.
      • Questionnaire requests, Provision of information related to campaigns, events, e-mail newsletters etc., and gift deliveries.
      • Request of cooperation with the advertisement streaming, surveys etc. related to our company’s activities in marketing activities.
      • Use for analysis, statistical processing and machine learning for the purpose of improving our company’s information systems, marketing and other services level.
      • Other measures based on the laws and regulations.
   2. (2)
      Personal Information Collected by our company

      • Guidance and provision of information of our services such as seminars, hiring, job introducing, job offering based on the analyzed information through the profile published on the SNS, history record of viewed and job applied.
      • Use for suitable job reference, job offering or counseling by analyzing information collected from resumes, Job history, and interviews, as well as the use of statistical processing and machine learning.
      • Use to improve our services by grade scoring the questionnaire results.
      • Analyze the accurate record information we have, such as telephone calls, e-mails, posts on SNS, and web video conference to improve our services.
      • Secure safety and measures, ensuring the security of clients and employees in the workplace by installing security cameras in the head office and based offices(stored for a certain period of time).
      • Service proposal and decision of appropriate department through analyzing IP address, browser, time stamp, log information, location information, accessed resources etc. acquired by our company by visiting our website, SNS and portal.
      • Guidance of publicized open information, analysis information obtained from Third party by contract, and guidance of using our services, guidance of questionnaire requests,　campaigns,　events and e-mail newsletters etc.
      • Other measures based on laws and regulations.
   3. (3)
      Personal Information acquired directly or through third party based on the contract with outsourcer

      • Use within the scope necessary for the execution of outsourced operations based on the contract with the outsourcer.
2. 2.
   Voluntarily providing the Personal Information

   Providing Personal Information to our company is optional and on a voluntary basis. We may not be able to offer you our services if the personal information is not provided.

3. 3.
   Deletion and/or Return of Personal Information

   The Personal Information we have received shall not be returned. The Personal Information will be deleted after a certain period if the unnecessity of storing is determined under our company’s responsibility.

4. 4.
   Acquisition of Personal Information through Cookies, etc.

   In order to improve the convenience, to deliver ads and create statistical data, we use Action keys, Web beacon, and other tracking tools aside from cookies in our website. These tools may collect user’s system information to view the page, information to identify the user if the same person, activity history of the user (browsing history of the web page and contents, etc.), device information and location information, etc. Such information does not contain information that can identify individual but it may be used to identify an individual by cross-checking with information held by our company, and may be used within the scope of the purpose of use specified in 1 above.

5. 5.
   Provision to Third party
   Adecco will not provide the Personal Information to a third party without the consent of person whom the information belongs to; however, this does not apply to the following cases below:

   • Based on Laws and Regulations.
   • When there is a necessity of protecting a human life, physical, and property, which it is difficult to obtain a consent from the owner of information.
   • When there is a necessity of enhancing public hygiene or promote fostering healthy children, and it is difficult to obtain a consent from the owner of information.
   • When there is a necessity for the national organization or the local government administrations or the outsourcees to cooperate in order to perform the duties prescribed by the laws and regulations, and there is a risk which will affect the accomplishment of duties of by not obtaining the consent of owner of information.
6. 6.
   Entrustment of Personal Information

   Our company may outsource part or all its personal information handling operations to a third party to the extent necessary to achieve the purpose of use stated in 1 above. When entrusting personal information to a third party, our company will select a corporation or individual that deemed to have a personal information protection system that is equivalent to or higher than our personal information protection system as the entrusted party, and will entrust to the third party only to the extent necessary to achieve the purpose of use.

7. 7.
   Joint use of personal information

   We will share the personal information we have received in accordance with the following items.

   1. (1)
      Items of personal information to be used jointly

      Name, date of birth, address, e-mail address, telephone number, fax number, name of organization to which the person belong, name of department, name of position, transaction history, employment history, education history, qualifications and skills abilities, and documents that can prove labor rights such as ID cards, and other information necessary to provide the services of our company or Adecco Group such as job introduction and job placement.

   2. (2)
      Scope of parties to be jointly used

      AKKODiS Consulting Ltd.,
      AKKODiS Business Support, Ltd.
      Adecco Group companies (overseas)
      https://www.adeccogroup.com/worldwide-locations/

   3. (3)
      Purpose of joint use

      To provide information and proposals on services provided by the Adecco Group
      For personnel and labor management, organizational restructuring, etc. by the Adecco Group
      To introduce jobs and employment from the Adecco Group, and to contact about jobs.
      To provide services related to job introduction and job placement from the Adecco Group
      To provide information on various questionnaires, campaigns, events, etc. conducted by the Adecco Group

   4. (4)
      Method of collection of information

      When sharing personal information within the Adecco Group, we will acquire information by means of written documents, electronic media, the Adecco Group's systems, and other methods that take appropriate security control measures in accordance with our standards and share it within the Adecco Group.

   5. (5)
      Person responsible for the management of personal information used jointly

      Adecco Ltd. (3-7-1 Kasumigaseki, Chiyoda-Ku, Tokyo)
      Kenji Hirano, President

8. 8.
   Disclosure etc. of Personal Information

   Regarding the personal information held by us, the owner itself or its proxy may request the notification of, the purpose of use, disclosure, correction, add or erase, stopping the use, to delete and to stop the provision of Personal Information to the Third party (called “Disclosure” in the following). For request, kindly please contact us below and we will respond promptly due to the prescribed procedure by our company.

   For inquiries, please contact

   • If you have an Adecco Group ID
     If you have an Adecco Group ID, please confirm, and complete the procedures for disclosure in your own My Page.

   • For those who apply for and join our company as employee(s)
     Adecco Ltd Recruitment Office
     MAIL: ade.jp.saiyo@jp.adecco.com

   • Those who are not in the list above
     Please contact each base branches of Adecco Ltd.
     Adecco Ltd. Locations list

   Please note that the following cases are not subject to disclosure. In such cases, we will notify you to that effect along with the reason.

   • When the identity of the person requesting cannot be confirmed or the identity of the person making request as proxy cannot be confirmed.
   • In the case of a violation of laws and regulations.
   • In other cases as stipulated by law.
9. 9.
   System for handling personal data held by our company and measures taken for security management

   For information regarding with, the system for handling personal data held by our company and the measures being taken for security management, please contact through our inquiry contact information.

10. 10.
    Matters concerning the business　entity

    Adecco Ltd
    3-7-1 Kasumigaseki, Chiyoda-ku, Tokyo
    Kenji Hirano, President

    Personal Information Protection Division Office
    Chief Privacy Officer (General Manager, Legal & Compliance Division)
    Please contact us here for inquiries regarding personal information.

Enactment date September 17th 2008
Latest revision date: April 1st 2024

For complains and consultations inquiries regarding the handling of our obtained personal information, you may go through the window of Accredited Personal Information Protection Organization which our company is affiliated with.

Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community of General Incorporated Foundation
Accredited Personal Information Protection Organization Administrative Office
Roppongi first building,1-9-9 Roppongi Minato-ku, Tokyo 106-0032, Japan
TEL: 0120-700-779

**Please be aware that the mentioned desk above is not for complaining and consultation about our services.

サービス利用規約

第1条　（当社のサービスのご利用）

「サービス利用規約」（以下「本規約」といいます）は、アデコ株式会社、AKKODiSコンサルティング株式会社を含むアデコグループ（以下「当社」といいます）が提供する各種サービス、WEBサイト、ソフトウエア全般（以下総称して「本サービス」といいます）の利用に対して適用されます。

1. 2.本規約に同意いただくことによって、本サービスの利用が可能となります。なお、本規約に同意いただく手続に代えて、実際にご利用いただくことで本規約に同意いただいたものとみなします。
2. 3.当社が本サービス上に掲載または提示・提供する諸注意等が存在する場合、その形式に拘らず、それらの諸注意等は本規約の一部を構成するものとします。

第2条　（利用者の責任）

本サービスを利用する者（以下「利用者」といいます）は、自らの意思および責任において、本サービスの利用または、当社への登録を行うものとします。

1. 2.当社は利用者に対してIDおよびパスワードを発行することがあります。利用者は、発行されたIDおよびパスワードを自らの責任において使用し、管理するものとします。
2. 3.利用者は、登録した自身の情報の正確性について責任を負うものとし、登録内容に変更等が生じる場合は、ただちに自らの責任によって登録内容を修正するものとします。

第3条　（個人情報の取扱い）

本サービスの提供のため、当社が利用者から取得した個人情報は、「個人情報の取扱いについて」に従い取り扱うものとします。

第4条　（機密保持義務）

利用者は、本サービスのご利用を通じて知り得た当社および当社の関係者、取引先企業その他の第三者の機密情報および個人情報を秘密として保持するものとし、当社またはその他の情報提供者の事前の承諾なしに、当該機密情報または個人情報の開示、提供その他の権限のない行為をしてはならないものとします。

第5条　（禁止事項）

利用者は、本サービスのご利用に際し以下の各号の行為（それらを誘発する行為や準備行為も含みます）を行ってはならないものとします。もし違反した場合、当社は事前に通告することなく利用者の本サービス利用を停止し、または登録を削除する等の措置を講じることができるものとします。これにより利用者に何らの不利益または損害が生じたとしても、当社は一切の責任を負わないものとします。

1. (1)法令、裁判所の判決、決定もしくは命令、または法令上拘束力のある行政措置に違反する行為
2. (2)公の秩序または善良な風俗を害する恐れのある行為
3. (3)反社会的勢力に対する利益供与その他の協力行為
4. (4)当社または第三者の権利、利益、名誉権、プライバシー権、その他法令上または契約上の権利を侵害し、または恐れのある行為
5. (5)当社の円滑な業務運営および本サービスの提供を妨げる、または妨げる恐れのある行為
6. (6)当社のサーバーまたはネットワークの機能を破壊したり，妨害したりする行為
7. (7)本サービスを、提供の趣旨に照らして本来のサービス提供の趣旨や目的とは異なる目的で利用する行為
8. (8)意図的に虚偽または不正確な情報を登録および提供する行為
9. (9)第三者の個人情報その他のプライバシーに関する情報を不正に収集、開示、または提供する行為
10. (10)不正アクセス行為、第三者のアカウントを利用する行為、複数のアカウントを作成しまたは保有する行為、その他これらに類する行為
11. (11)IDおよびパスワードを第三者に使用させ、譲渡し、貸与し、名義変更し、売買し、担保設定をする等の行為
12. (12)当社に損害賠償義務を負わせる可能性がある一切の行為
13. (13)本規約に違反する行為、または当社が本規約に違反すると判断する行為
14. (14)その他、当社が不適切と判断する行為

第6条　（本サービスの変更・停止・終了等）

当社は、以下各号のいずれかに該当する場合、利用者への事前通知なく本サービスを変更・停止・終了することができるものとします。これにより利用者に何らの不利益または損害が生じたとしても、当社は一切の責任を負わないものとします。

1. (1)本サービスを提供するためのシステム、インフラ等（以下「システム」といいます）について、システムの定期的な保守、点検、または更新もしくは何らかの緊急の必要を要する事態が発生した場合
2. (2)当社の責に帰さない突発的なシステム故障や、コンピューターウイルスによる被害、停電、火災、地震その他天災地変などの不可抗力、もしくはその他不測の事態により、本サービスの提供をすることが困難である場合
3. (3)当社が必要と判断する場合

第7条　（本規約の変更）

当社は、民法第548条の4の規定により本規約の変更をすることができるものとします。

1. 2.当社は、本規約を変更する場合、変更の内容及び効力発生時期を明示し、その効力発生日の2週間前までに、当社のウェブサイトにて周知するものとします。利用者が変更後の本規約の効力発生日以降に本サービスを利用した場合は、変更後の本規約に同意いただいたものとみなします。
2. 3.変更後の本規約に同意いただけない利用者は、効力発生日までに本規約の適用される本サービスについて解約することができるものとします。

第8条　（免責事項）

1. (1)当社は、本サービス（本コンテンツを含みます）に事実上または法律上の瑕疵（安全性、信頼性、正確性、完全性、有効性、特定の目的への適合性、セキュリティなどに関する欠陥、エラーやバグ、権利侵害などを含みます）がないことを明示的にも黙示的にも保証しておりません。当社は、利用者に対して、かかる瑕疵を除去して本サービスを提供する義務を負いません。
2. (2)当社のウェブサイト、サーバーその他の本サービスに必要なシステム上に、エラーその他の不具合、瑕疵、ウィルス等の有害な内容が含まれていないことおよび、本サービスの利用が、第三者の権利を侵害するものではないことを保証しません。
3. (3)当社は、天災地変、防御水準を超えた不正アクセスインターネットの通信障害、本サービスの利用不能またはデータの未着および混乱に関連する事由に起因し、または関連して生じた損害につき一切の責任を負わないものとします。
4. (4)当社は、本サービスに関する内容の真偽、正確性、最新性、有用性、信頼性、適法性、および第三者の権利の不侵害について、本規約においていかなる保証も行わないものとし、本サービスの利用に関して損害が生じた場合であっても、当社は一切の責任を負わないものとします。
5. (5)利用者による本サービスの利用に関連して、利用者に対する責任を負う場合には、当社の故意または重大な過失による場合を除き、利用者に現実に生じた通常かつ直接の範囲の損害に限り、これを賠償するものとし、特別な事情から生じた損害（損害の発生を予見し、または、予見し得た場合を含みます。）については、責任を負わないものとします。
6. (6)当社は、本サービスに関して、利用者と他の利用者または第三者との間において生じた紛争等について一切責任を負いません。
7. (7)当社は、本サービスにより利用者の希望に沿ったサービスの提供を実現することを保証するものではありません。

第9条　（著作権）

本サービスの提供に際して、使用または掲載されている情報、内容、商標、ロゴマーク等に関する著作権、商標権、その他の知的財産権は特に明記されていない限り、当社に帰属します。

1. 2.当社は、利用者が事前に当社から文書による承諾を得ることなく、私的利用その他法律によって明示的に認められる範囲を超えて、これらの一部または全部をそのままあるいは改変して転用、複製することを禁止します。

第10条　（反社会的勢力の排除）

利用者は、過去、現在および将来にわたり、反社会的勢力（暴力団、暴力団員、暴力団員でなくなった時から5年を経過しない者、暴力団準構成員、暴力団関係企業、総会屋等、社会運動等標ぼうゴロまたは特殊知能暴力集団等、その他これらに準ずる者をいいます）に該当しないことを保証し、および暴力的行為、詐術・脅迫行為、業務妨害行為等、法令に抵触する行為またはそのおそれのある行為を行わないものとします。

1. 2.利用者が前項の規定に違反した場合には、当社は事前に通告することなく利用者の本サービス利用を停止し、または登録を削除する等の措置を講じることができるものとします。これにより利用者に何らの不利益または損害が生じたとしても、当社は一切の責任を負わないものとします。

第11条　（損害賠償）

利用者が、法令および本規約に違反し、または本サービスの利用に際して、当社または第三者に対して損害を与えた場合、利用者は直接・間接を問わず、その一切の損害を賠償するものとします。

第12条　（管轄裁判所）

本サービスおよび本規約に関する一切の紛争、請求等は、東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。

第13条　（準拠法）

本規約の効力、適用、解釈にあたっては、日本国法が適用されるものとします。

制定日　2018年12月1日
改定日　2023年4月1日