テレワークが常態となるニューノーマル時代。
これまでオフィス環境で実現していた社内の組織力やコミュニケーションを維持しながら、生産性の高いテレワークを実践していくためには、働き方やマネジメント、人事評価の抜本的な見直しが必要だ。日本の働き方や組織風土に合ったテレワーク実践法に詳しいテレワークマネジメント代表取締役の田澤由利氏に、マネジメントの留意点や評価制度の見直しのポイントなどを聞いた。
今般のコロナ禍により、日本のテレワークを取り巻く環境は劇的に変わった。感染拡大防止の観点から、政府･自治体が企業に対し、可能な限りテレワークを実施するよう要請。多くの企業が、十分な準備ができていないまま導入に踏み切ったというのが実情だ。
「以前からテレワークの導入には4 つの壁（図1）があるとお話ししていましたが、今回は壁が一気に押し寄せて、課題が噴出している状態です。課題が多いから元の働き方に戻そうとするのではなく、課題にしっかりと向き合い、どうすれば自社に相応しいテレワークが実践できるかと前向きに捉えられるかが、ニューノーマル時代の企業に問われていくのだと思います」
在宅時における通信環境の問題やペーパーレス化、セキュリティ対策まで、課題は多岐にわたるが、特に大きいのはマネジメントや社内コミュニケーション、人事評価に関する課題だ。
社員が同じ場にいるのと違って、部下の仕事ぶりが見えず、部下の評価がしにくいという声は多い。また働く側としても、セルフマネジメントは意外に難しい。時間を柔軟にして働けるのがテレワークだが、「サボっていると思われたくないから、かえってオフィスよりも長時間働いてしまう」といった声もよく聞かれる。
そこで最近は、こうした課題に対応するため、勤務時間ベースの評価から成果主義評価に移行し、なおかつ上司による時間管理はせず、部下の裁量にできるかぎり任せるべきだという意見が増えている。だが、そこには課題があると田澤氏は指摘する。
「完全な成果主義で、時間を自由に使える状態で、自分を律して高い生産性を上げられる人は、そう多くはいません。職場にいるときと同じように、時間管理の枠組みはある程度は必要です」
では、どのようなマネジメントのあり方が望ましいのか。基本的な考え方として、田澤氏が提唱するのが「職場をクラウド化する」という発想だ。
「職場には仕事に必要な道具が揃っていて、仕事仲間が集まっているから、普通は出社しないと仕事ができないと考えます。この発想の転換が必要です。クラウド上の仮想空間に職場環境をつくり、仕事に必要な道具や情報をそこに置いて、チームメンバーとのコミュニケーションもクラウド上でできるようにするのです。『出社時』と『在宅時』で仕事の仕方を分けず、常に社員みんながクラウド上の職場に集まって仕事するようにすれば、実際の働く場が離れていても、安心して働くことができます。われわれはこれをクラウドオフィスと呼んでいます。クラウドオフィスが当たり前になれば、物理的な意味でのオフィス空間は働く場所の一つにすぎなくなります」
やや抽象的な概念に見えるが、ICTツールを活用すればそれほど難しいものではない。オンライン会議システムやテレワーク中の勤怠管理ができるタイムカードシステムなどのほか、最近はあたかも同じ空間で仕事しているようにオンライン上でコミュニケーションが取れる「仮想オフィス」と呼ばれるツールが提供されている。雑談をしたり、会議に呼び出したり、文字や音声、映像で簡単にコミュニケーションを取れるので、孤独感を感じることもない。上司も部下の様子や仕事ぶりを把握でき、適宜仕事を差配できる。
同時に見直すべきなのが人事評価の枠組みだ。これまで日本で一般的な評価の算式は「成果＋労働時間＋人物評価」だった。この考えでは、たとえ同じ成果を出しても、労働時間の長い人の方が高く評価されてしまう。そこで評価のあり方について田澤氏は次のように指摘する。
「テレワークを当たり前とするなら、成果と労働時間を分けて評価するのではなく、成果÷ 労働時間、つまり時間当たりの生産性で評価すべきというのが私の提案です。そこに人物評価を加え、『（成果÷ 労働時間）+ 人物評価』という算式になります」（図2 参照）
従来通り毎日通勤するフルタイム社員はもちろん、時間に制約のある社員も含めて、公平かつ適切に評価しつつ、企業の生産性を高めることを目指す賃金制度を採用（2012年～）
時間当たりの生産性が評価軸になれば、ダラダラと仕事をしていると評価が下がり、効率よく仕事をすると評価が上がることになる。これから増えるであろう育児・介護で短い時間しか働けない人も、仕事の能力を正当に評価される。
重要なのは、「成果」や「仕事ぶり」に対する評価基準を明確化していくことだと田澤氏は話す。
「目の前に部下がいないと評価できないと言いますが、本当に成果やそこに至るプロセスをちゃんと把握できていたのかは疑問です。目の前で汗をかいている様子を見るだけではダメで、何らかの目標値を定めて、仕事の進捗プロセスをしっかりチェックする必要があります」
もちろん仕事の成果や進捗度合いを数値化するのは簡単ではない。それでも、仮に資料作成がゴールだとすれば、いつまでに何割の完成を目指すといった数値の設定は可能だろう。
「何よりも上司と部下が、個々の仕事について数値化できるようコミュニケーションを取ること自体がとても大切で、効率性や生産性の向上につながります。テレワーク導入を機に、あらためて仕事の内容や進捗を誰が見ても明らかになるように『見える化』を進めれば、非効率だった業務の見直しも図れるはずです」
田澤由利氏
株式会社テレワークマネジメント代表取締役
奈良県出身。上智大学卒業後、シャープ(株)でパソコンの商品企画を担当していたが、出産と夫の転勤でやむなく退職。 パソコン関連のフリーライターを経て1998年、夫の転勤先であった北海道北見市で「在宅でもしっかり働ける会社を作りたい」と(株)ワイズスタッフを設立。さまざまな業務を受託し全国各地に在住する120人のスタッフ(業務委託)とチーム体制で業務を行っている。
2008年には、(株)テレワークマネジメントを設立。東京にオフィスを置き、企業等へのテレワーク導入支援や、国や自治体のテレワーク普及事業等を広く実施している。
